Regulamin Organizacyjny OPS Gierałtowice

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

w Gierałtowicach

DZIAŁ I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Ośrodek Pomocy Społecznej w Gierałtowicach jest jednostką organizacyjną gminy Gierałtowice.

§2

1.Ośrodek Pomocy Społecznej w Gierałtowicach zwany dalej „Ośrodkiem”, realizuje zadania:

1) własne- wynikające z ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( Dz. U. Nr 64 z 2004., poz.593)- tekst jednolity z dnia 2 października 2009 r.( Dz. U. Nr 175, poz. 1362), oraz ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. Nr 142 z 2001 r., poz.1591 z późn.zm.), 2) zlecone przez organy administracji rządowej w zakresie ustalonym w ustawach, 3) inne wynikające z uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta Gminy Gierałtowice, 4) Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Gierałtowicach, 5)niniejszego regulaminu.

2. Ośrodek jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

3. Siedzibą Ośrodka jest budynek położony w Gierałtowicach ul. Powstańców Śl. 1

4. Urzędowanie Ośrodka odbywa się w godzinach:

- 7:00- 15:00 od poniedziałku do środy

- 7:00- 15:00 w czwartek

- 7:00- 13:00 w piątek

§3

1. Regulamin organizacyjny zwany dalej regulaminem określa:

- organizację wewnętrzną ośrodka i zakresy działania komórek i poszczególnych stanowisk pracy, - podział zadań między kierownikiem i główną księgową, - zakres upoważnień udzielonym pracownikom, - zasady kontroli wewnętrznej - zasady planowania pracy.

§4

1. Ośrodek podporządkowany jest Wójtowi Gminy Gierałtowice.

2. Ośrodkiem kieruje Kierownik.

§5

Zadania Ośrodka określa Statut Ośrodka.

§6

System kancelaryjny oraz klasyfikację rzeczową akt Ośrodka reguluje odrębne przepisy. Działalność kontrolną w Ośrodku regulują odrębne przepisy.

DZIAŁ II

ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE OŚRODKA

ROZDZIAŁ I

ZARZADZĄDZANIE OŚRODKIEM

§7

1. Na czele Ośrodka stoi Kierownik, który kieruje jego działalnością, reprezentuje Ośrodek na zewnątrz i jest za niego odpowiedzialny.

2. Wewnętrzne regulaminy, instrukcje, przepisy regulujące pracę, są wprowadzane na podstawie Zarządzeń Kierownika Ośrodka.

3. Kierownik w ramach zarządzania Ośrodkiem ustala regulamin organizacyjny, regulamin pracy oraz zakres czynności Pracowników Ośrodka.

4. Kierownik zapewnia właściwe funkcjonowanie Ośrodka w zakresie:

1) spraw organizacyjnych: - prowadzenie ewidencji i zbiory aktów prawnych dotyczących funkcjonowania Ośrodka, - nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, - administrowanie lokalną siecią komputerową oraz nadzorowanie eksploatacji funkcjonujących systemów informatycznych,

2) w zakresie kadr i szkolenia: - prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników z wyłączeniem akt Kierownika, - prowadzenie spraw związanych z polityką płacową i rezerwą kadrową, - prowadzenie racjonalnego wykorzystania funduszu płac i funduszu socjalnego, - prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowych pracowników, - załatwianie spraw emerytalnych i rentowych pracowników, - realizacja zadań związanych z zapewnieniem właściwego bezpieczeństwa i higieny pracy,

3) w zakresie spraw gospodarczych: - gospodarowanie lokalami biurowymi Ośrodka, - zaopatrzenie i gospodarka środkami rzeczowymi, drukami i formularzami, - rozdział środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, materiałów biurowych i prowadzenie ewidencji, - zabezpieczenie mienia Ośrodka, - wdrażanie postępu technicznego w zakresie udoskonalenia prac biurowych, - prowadzenie przedsięwzięć określonych odrębnymi przepisami dotyczącymi obrony cywilnej.

ROZDZIAŁ II

STRUKTURA ORGANIZACYJNA OŚRODKA

§8

W skład Ośrodka wchodzą:

1. Kierownik Ośrodka,

2. Pracownicy Socjalni,

3. Główny Księgowy,

4. Pracownik Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego,

5. Kasjer Ośrodka.

ROZDZIAŁ III

ZADANIA STRUKTUR ORGANIZACYJNY OŚRODKA

§9

I. Do zadań Kierownika Ośrodka należy:

1. Tworzenie organizacyjnych i materialno- technicznych warunków działalności Ośrodka celem realizacji jego zadań.

2. Wnioskowanie o zabezpieczenie środków finansowych na pomoc społeczną w ramach zadań własnych i zleconych, realizacja tych zadań oraz składanie informacji z ich wykorzystania ,

3. Opracowywanie analiz, projektu budżetu, informacji o potrzebach oraz sporządzanie sprawozdań,

4. Podpisywanie decyzji administracyjnych,

5. Zatwierdzanie list wypłat zasiłków/świadczeń zgodnie z podjętymi decyzjami,

6. Przygotowywanie umów dotyczących realizacji form pomocy przewidzianych przepisami,

7. Inspirowanie przedsięwzięć społecznych w zakresie środków pozabudżetowych przeznaczonych na pomoc społeczną.

II. W razie nieobecności kierownika zastępuje go wyznaczony odrębnym zarządzeniem pracownik. Pracownik zastępujący Kierownika OPS w czasie jego nieobecności, upoważniony jest w tym czasie do: podpisywania decyzji administracyjnych, pism i korespondencji w sprawach funkcjonowania ośrodka, sprawozdań, informacji, odpowiedzi na skargi. Zakres kompetencji pracownika zostanie określony w zakresie czynności.

§10

1. Do zakresu działania Pracowników Socjalnych należy:

• Rozpoznawanie potrzeb jednostkowych i środowiskowych,

• Wnioskowanie w sprawach zaspokojenia potrzeb jednostkowych i środowiskowych,

• Organizowanie prowadzenie działalności socjalnej zmierzającej do poprawy sytuacji osób, rodzin i grup wymagających pomocy,

• Propagowanie wzorców zachowań wzmacniających dążenie do samodzielności jednostek, grup i rodzin,

• Rozpoznawanie potrzeb w zakresie zaspokojenia usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania klienta,

• Ewidencjonowanie sytuacji bytowej i potrzeb klientów Ośrodka oraz prowadzenie dokumentacji – indywidualne teczki klientów i rodzin,

• Przyjmowanie interesantów, sporządzanie protokołów wszczęcia sprawy,

• Sporządzanie wywiadów środowiskowych,

• Prowadzenie dokumentacji związanej z pracą socjalną,

• Zapoznawanie się na bieżąco z obowiązującymi aktami prawnymi,

• Podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

• Załatwienie innych spraw związanych z bezpośrednią działalnością Ośrodka, zleconych przez Kierownika.

2. Do zakresu Głównego Księgowego należy:

• Opracowanie projektu budżetu Ośrodka oraz koordynacja działań z tym związanych,

• Opracowanie szczegółowego podziału budżetu,

• Bieżąca analiza realizacji budżetu oraz wnioskowanie niezbędnych zmian w budżecie,

• Prowadzenie rachunkowości budżetu budżetu i ewidencji majątku Ośrodka,

• Gospodarka drukami ścisłego zarachowania,

• Przeprowadzenie i dokumentowanie inwentaryzacji,

• Wyjaśnienie różnic w dokumentacji rachunkowej,

• Prowadzenie rejestru zamówień publicznych,

• Nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, sporządzanie przelewów.

3. Do zakresu Pracownika Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego należy:

1) w zakresie świadczeń rodzinnych: - przyjmowanie wniosków w sprawie świadczeń, rodzinnych oraz ustalanie uprawnień do świadczeń, - przygotowanie decyzji administracyjnych z zakresu świadczeń i sporządzanie listy wypłat zasiłków, - prowadzenie bieżącej dokumentacji, ewidencji – indywidualne teczki klientów i rodzin, - przygotowanie danych i ich analiza sprawozdawcza, opracowanie projektu zapotrzebowania środków finansowych na realizację świadczeń rodzinnych.

2) w zakresie funduszu alimentacyjnego: - przyjmowanie wniosków w zakresie świadczeń funduszu alimentacyjnego oraz ustalanie uprawnień do świadczeń, - przygotowanie decyzji administracyjnych z zakresu świadczeń funduszu alimentacyjnego i sporządzanie listy wypłat zasiłków, - przygotowanie danych i ich analiza sprawozdawcza, opracowanie projektu zapotrzebowania środków finansowych na realizację świadczeń funduszu alimentacyjnego, - prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, egzekucja należności i rejestracja zobowiązań dłużników alimentacyjnych,

3) w zakresie obsługi administracyjnej: - przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i przesyłek, - wysyłanie korespondencji i przesyłek, - prowadzenie książki korespondencyjnej Ośrodka z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i pomocy społecznej, - wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownika Ośrodka

4) Do zadań Kasjera Ośrodka należy: - prowadzenie kasy Ośrodka, pobieranie gotówki z banku, przyjmowanie wypłat, wypłata zasiłków na podstawie sporządzonych przez kierownika listy wypłat, - bieżące sporządzenie raportów kasowych z dokonywanych operacji finansowych, - bieżąca kontrola stanu gotówki w kasie, - dbałość o właściwe zabezpieczenie gotówki.

Szczegółowe zasady i rodzaje zadań reguluje Instrukcja w sprawie Gospodarki Kasowej w Ośrodku Pomocy Społecznej wprowadzona Zarządzeniem Kierownika.

ROZDZIAŁ IV

ZADANIA WSPÓLNE PRACOWNIKÓW

§11

1. Pracownicy Ośrodka maja obowiązek przestrzegania:

• regulaminu pracy Ośrodka,

• instrukcji kancelaryjnej,

• pozostałych wewnętrznych przepisów: regulaminów i instrukcji wprowadzonych Zarządzeniem kierownika

2. Pracownicy Ośrodka mają ponadto obowiązek:

• podnoszenia poziomu wiedzy ogólnej i zawodowej oraz znajomości przepisów prawa stosowanych w działalności Ośrodka,

• wykazywania służebnej podstawy wobec interesantów oraz przestrzegania zasad etyki zawodowej pracowników służby publicznej,

• usprawniania organizacji, metod, form pracy na swoim stanowisku pracy,

• wykonywania zadań z należytą starannością,

• udzielanie interesantom porad w zakresie swojego działania,

• przestrzegania przepisów bhp i p. poż.,

• dochowania tajemnicy służbowej w tym również ochrony danych osobowych.

ROZDZIAŁ V

ZASADY ZASTĘPSTW

§12

1. W razie niemożności pełnienia obowiązków służbowych przez Kierownika, zastępstwo obejmuje wskazany przez Kierownika pracownika Ośrodka.

2. Na wniosek Kierownika Wójt Gminy podpisuje dla zastępującego pracownika stosowne upoważnienie.

3. Zastępujący w obowiązkach służbowych Kierownika Ośrodka- Pracownik posiada Upoważnienie Wójta Gminy Gierałtowice do wydawania decyzji administracyjnych z zakresu świadczeń realizowanych przez Ośrodek, oraz może posiadać Pełnomocnictwo Wójta Gminy Gierałtowice na czas nieobecności Kierownika- do wykonywania czynności prawnych związanych z funkcjonowaniem Ośrodka w granicach zwykłego zarządu.

4. W razie planowanej lub innej nieobecności jednego z pracowników socjalnych- zastępstwo obejmuje obecny w pracy pracownik socjalny, który przejmuje na czas nieobecności pracownika- zakres jego obowiązków.

5. W razie nieobecności w zakresie świadczeń rodzinnych i świadczeń funduszu alimentacyjnego- obsługę zapewnia Kierownik OPS.

ROZDZIAŁ VI

ZASADY PODPISYWANIA PISM

§13

1. Do podpisu Kierownika zastrzega się:

• zarządzenia wewnętrzne i decyzje Kierownika,

• pisma w sprawach kadrowych i płacowych Ośrodka, z wyłączeniem pism dla Kierownika,

• pisma w sprawie wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,

• pisma i materiały kierowane do: - Organów merytorycznie i finansowo nadrzędnych- Urzędów Wojewódzkich, Wójta Gminy,Rady Gmin,Innych Organów administracji rządowej i samorządowej, Prokuratury,Sądów,Redakcji środków masowego przekazu.

• odpowiedzi na skargi i wnioski

• decyzji administracyjnych w rozumieniu przepisów KPA- w ramach udzielonych upoważnień,

• zatwierdzenie swoim podpisem wywiadów środowiskowych, wniosków w sprawie ustalenia uprawnień świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych,

• sporządzonych przez Kierownika analiz, projektów budżetu, sprawozdań z wykonania działalności oraz zapotrzebowania na środki finansowe,

• innych dokumentów urzędowych podlegających Kierownikowi na podstawie przepisów i ustaleń szczegółowych.

2. Pracownicy socjalni podpisują:

• sporządzone przez siebie wywiady, notatki służbowe, protokoły wszczęcia postępowań w rozumieniu przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego,

• wewnętrzne materiały i sporządzone dokumenty gromadzone w teczkach indywidualnych klientów i rodzin,

• zaświadczenia o korzystaniu pomocy i wysokościach oraz formach udzielonych świadczeń,

3. Główny Księgowy Ośrodka podpisuje:

• projekty oraz wnioski zmian do budżetu Ośrodka,

• wstępne analizy i sprawozdania z wykonania budżetu,

• wewnętrzną dokumentację finansową Ośrodka.

4. Referent w zakresie obsługi administracyjnej świadczeniobiorców (świadczenia rodzinne oraz fundusz alimentacyjny) podpisują:

• wnioski w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego- dokumentację wewnętrzną w sprawie prowadzenia bieżącej ewidencji świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej- indywidualne teczki klientów i rodzin,

• zaświadczenia wydawane przez Ośrodek w sprawie potwierdzeń składania wniosków o świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny oraz wysokości udzielonych świadczeń,

• projekty zapotrzebowań na środki finansowe oraz projekty z realizacji świadczeń.

ROZDZIAŁ VII

PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE ORAZ ZAŁATWIANIE

SKARG I WNIOSKÓW

§14

1. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

2. Kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w godzinach swojego urzędowania w obecności pracowników Ośrodka.

3. Skargi i wnioski powinny być załatwione bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku.

ROZDZIAŁ VIII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§15

1. Interpretacji przepisów Regulaminu Organizacyjnego dokonuje Kierownik Ośrodka. 2. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie jego ustalenia.

§16

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2011 r.

Informacje:

OPS Gierałtowice, ul. Powstańców Śląskich 1, 44-186 Gierałtowice

OPS Gierałtowice, ul. Powstańców Śląskich 1, 44-186 Gierałtowice