Regulamin Organizacyjny

                                                                                                                                      Załącznik do Zarządzenia

Nr OPS.021.09.2017

 z dnia 27.09.2017

Regulamin Organizacyjny

Ośrodka Pomocy Społecznej

w Gierałtowicach

ROZDZIAŁ I - POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin organizacyjny określa organizację wewnętrzną w Ośrodku Pomocy Społecznej w Gierałtowicach, zakres zadań na poszczególnych stanowiskach pracy oraz zasady funkcjonowania Ośrodka.

§ 2

1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Gierałtowicach, zwany dalej „Ośrodkiem", jest samodzielną jednostką organizacyjną Gminy Gierałtowice, nie posiadającą osobowości prawnej, działającą jako wyodrębniona jednostka budżetowa.

2. Ośrodek wykonuje zadania własne i zlecone gminy, a także zadania z zakresu administracji rządowej z pomocy społecznej, a także inne zadania określone w Statucie Ośrodka Pomocy Społecznej.

3. Ośrodek funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności związanej z wykonywaniem zadań.

§ 3

1. Ośrodkiem kieruje i reprezentuje na zewnątrz Kierownik zatrudniony przez Wójta Gminy Gierałtowice, zwany dalej „Kierownikiem”.

2.   Kierownik kieruje Ośrodkiem przy pomocy:

1)   Zastępcy Kierownika,

2)   Głównego księgowego.

3. Kierownik odpowiada za realizację zadań Ośrodka i składa corocznie Radzie Gminy Gierałtowice sprawozdanie z działalności Ośrodka oraz przedstawia potrzeby w zakresie zadań pomocy społecznej.

4. W ramach kierowania Ośrodkiem Kierownik wydaje zarządzenia, regulaminy, instrukcje.

5. W ramach udzielonego umocowania Kierownik może zaciągać zobowiązania finansowe do wysokości środków finansowych, określonych w planie finansowym Ośrodka.

6. Kierownik załatwia sprawy indywidualne z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Gierałtowice, w tym wydaje decyzje, postanowienia i zaświadczenia.

7. Kierownik Ośrodka jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do pracowników Ośrodka i wykonuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.

8. Zastępca kierownika upoważniony jest do załatwiania wszelkich spraw indywidualnych, na podstawie stosownych upoważnień.

9.  W czasie nieobecności Kierownika Ośrodkiem kieruje Zastępca Kierownika.

§ 4

Do podstawowych obowiązków i uprawnień Kierownika Ośrodka należy kierowanie realizacją zadań Ośrodka w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności:

1. kierowanie Ośrodkiem zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2. reprezentowanie Ośrodka we wszystkich sprawach dotyczących jego działalności

3. koordynacja i nadzór na pracą pracowników Ośrodka,

4. wydawanie z upoważnienia Wójta decyzji administracyjnych w sprawach pomocy społecznej   i innych powierzonych zadań,

5. wydawanie przepisów wewnętrznych w sprawach organizacji i funkcjonowania Ośrodka,

6. racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi zgodnie z obowiązującymi przepisami,

7. zapewnienie racjonalnego wykorzystania czasu pracy i przestrzegania dyscypliny pracy przez podległych pracowników,

8. kontrolowania stopnia realizacji zadań przez podległych pracowników,

9. dokonywanie okresowych ocen pracowników,

10. właściwa realizacja polityki kadrowej, szkoleniowej i socjalno - bytowej,

11. kształtowanie polityki płacowej w oparciu o obowiązujące przepisy,

12. kształtowanie polityki finansowej w oparciu o zasady gospodarki finansowej obowiązującej jednostki budżetowe,

13. określenie zakresu obowiązków i uprawnień na stanowiskach pracy,

14. podejmowanie innych decyzji należących do zadań Ośrodka, podpisywanie pism                                   i dokumentów wychodzących z Ośrodka,

15. współpraca z Komisjami przy Radzie Gminy Gierałtowice,

16. składanie Radzie Gminy Gierałtowice corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w zakresie pomocy społecznej,

17. gospodarowanie mieniem Ośrodka,

18. opracowanie planów finansowych i właściwe gospodarowanie finansami Ośrodka.

§ 5

Do zadań Zastępcy Kierownika należy w szczególności:

1. nadzór nad wykonywaniem działań związanych z realizacją zadań wynikających z ustawy                    o pomocy społecznej oraz innych ustaw przez podległe komórki organizacyjne Ośrodka,

2. współudział w przygotowywaniu propozycji do projektu budżetu Ośrodka w zakresie zadań realizowanych przez podległe komórki organizacyjne,

3. realizacja zadań wynikających z przyjętego budżetu Ośrodka,

4. koordynowanie współpracy podległych komórek organizacyjnych,

5. współpraca z organizacjami pozarządowymi i instytucjami działającymi w zakresie pomocy społecznej na rzecz osób starszych, niepełnosprawnych i bezdomnych oraz na rzecz dzieci                   i rodzin, a także prowadzącymi pracę socjalną,

6. sprawowanie nadzoru nad realizacją uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta Gminy  oraz regulaminów i zarządzeń Kierownika w zakresie swoich kompetencji,

7. wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej w czasie nieobecności Kierownika na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Gierałtowice,

8. podpisywanie w zastępstwie Kierownika, sprawozdań oraz pism wychodzących na zewnątrz Ośrodka,

9. poradnictwo i udzielanie informacji klientom w zakresie dostępu do uprawnień i dodatków mieszkaniowych i energetycznych,

10. prowadzenia   postępowań   i   wydawania   decyzji   administracyjnych   w   sprawach   dodatków mieszkaniowych i energetycznych,

11. realizacji dodatków mieszkaniowych i energetycznych  w formie pieniężnej,

12. planowanie, podział i realizacja środków finansowych, przeznaczonych na dodatki mieszkaniowe i energetyczne  oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

13. poradnictwo i udzielanie informacji klientom w zakresie dostępu do uprawnień i stypendiów socjalnych oraz zasiłków szkolnych,

14. prowadzenia   postępowań   i   wydawania   decyzji   administracyjnych   w   sprawach   stypendiów socjalnych oraz zasiłków szkolnych,

15. realizacji  stypendiów socjalnych i zasiłków szkolnych   w formie pieniężnej lub niepieniężnej,

16. planowanie, podział i realizacja środków finansowych, przeznaczonych na stypendia socjalne i zasiłki szkolne  oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

17. terminowe sporządzanie analiz i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw.

§ 6

 Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

1. prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami rachunkowości jednostki i jej gospodarki finansowej polegającej zwłaszcza na:

1. zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych;

2. sprawozdawczości finansowej;

3. bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz  sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej w  sposób umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych;

4. terminowym i prawidłowym  rozliczaniu osób majątkowo odpowiedzialnych za mienie jednostki;

5. prawidłowym i terminowym dokonywaniu rozliczeń finansowych;

6. nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych  przez poszczególnych pracowników jednostki;

2. prowadzenie gospodarki finansowej jednostki polegające na:

1. wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu,

2. zapewnianiu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,

3.  przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych,

4. zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,

3. analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji jednostki,

4. dokonywanie kontroli przeprowadzonych operacji gospodarczych oraz sprawdzanie prawidłowości i legalności ich udokumentowania:

1. dowodem dokonania przez głównego księgowego kontroli wewnętrznej operacji gospodarczej jest jego podpis złożony na dokumentach tej operacji,

2. złożenie podpisu oznacza, że sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, że nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta,

3. złożenie podpisu oznacza również, że posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej, operacja mieści się w planie finansowym oraz, że stwierdził formalno - rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji.

5. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, wydawanych przez Kierownika,

6. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analizy,

7. opracowywanie innych sprawozdań związanych z zakresem zadań,

8. sporządzanie planów finansowych  dotyczących opracowywania projektów budżetu na każdy rok budżetowy w zakresie dochodów i wydatków budżetowych,

9. sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków,

10. przestrzeganie przepisów ustawy o finansach publicznych,

11. prowadzenie wszelkiej korespondencji dotyczącej spraw finansowo – księgowych,

12. współpraca z bankiem, Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami,

13. terminowe dokonywanie zapłat faktur i rachunków,

14. miesięczne uzgadnianie ksiąg rachunkowych,

15. współpraca z innymi pracownikami Ośrodka w zakresie dotyczącym księgowości,

16. prowadzenie finansów na potrzeby projektów systemowych,

17. wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów regulujących VAT w zakresie działalności

                gospodarczej Ośrodka.

ROZDZIAŁ II - ORGANIZACJA OŚRODKA

§ 7

1. Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału        obowiązków i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.

2. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do współpracy i współdziałania w celu sprawnej realizacji zadań Ośrodka.

3. Strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia schemat stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§  8

1.    Zadania Ośrodka są realizowane poprzez następujące komórki organizacyjne:

1. Dział Pomocy Społecznej – symbol PS

2. Dział Świadczeń Rodzinnych, Wychowawczych  i Alimentacyjnych- symbol  ŚRWiA

3. Samodzielne jednoosobowe stanowisko asystenta rodziny   – symbol AR

4. Dział Finansowo-Administracyjny- symbol FA

§ 9

1. Komórki organizacyjne Ośrodka tworzone są z uwzględnieniem charakteru zadań i potrzeb

    społecznych, w celu skutecznego i racjonalnego funkcjonowania Ośrodka.

2. Komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy w celu realizacji zadań Ośrodka.

§ 10

Do poszczególnych komórek organizacyjnych należą w szczególności zadania z zakresu:

      1)  Dział Pomocy Społecznej:

1. rozpoznawanie i ustalanie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w Gminie Gierałtowice,

2. wspomaganie osób i rodzin wymagających pomocy w osiągnięciu możliwie pełnej aktywności społecznej,

3. zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup, a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku,

4. współdziałanie z osobami, grupami, społecznościami mające na celu rozwijanie u nich zdolności i motywacji do rozwiązywania własnych problemów,

5. przyjmowanie indywidualnych zgłoszeń / wniosków / o udzielenie pomocy społecznej,

6. rozpoznawanie potrzeb osób i rodzin w drodze wywiadu środowiskowego i przedkładanie propozycji w zakresie przyznania świadczeń,

7. sporządzanie wymaganej dokumentacji wraz z załącznikami dla celów przyznania świadczeń z pomocy społecznej,

8. udzielanie pomocy w postaci poradnictwa,

9. współpraca z organizacjami społecznymi, kościołem, stowarzyszeniami, osobami prawnymi w zakresie realizowanej przez nich działalności charytatywnej i pomocy społecznej,

10. współdziałanie z placówkami służby zdrowia / lekarzem rodzinnym / pielęgniarką środowiskową,

11. analizowanie celowości przyznania i prawidłowości wykorzystania środków przez osoby i rodziny, które otrzymują pomoc,

12. wprowadzanie danych osobowych do systemu informatycznego „HELIOS”,

13. przeprowadzanie wywiadów społecznych celem przyznania dodatku mieszkaniowego, świadczeń rodzinnych , świadczeń wychowawczych i do spraw funduszu alimentacyjnego,

14. prowadzenie pracy socjalnej,

15. sporządzanie kontraktów socjalnych dla celów pomocy społecznej i dla celów projektów systemowych.

16. współdziałanie z instytucjami i organizacjami w zakresie pomocy społecznej,

17. przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących przyznania /odmów/świadczeń pomocy społecznej,

18. terminowe sporządzanie list wypłat zasiłków / do kasy i na konta bankowe,

19. prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych i przekazywanie akt w tej sprawie do organów odwoławczych,

20. prowadzenie ewidencji pomocy świadczonej w naturze i w usługach,

21. sporządzanie sprawozdań i analiz w zakresie wykorzystania środków z pomocy społecznej,

22. nadzór nad realizacją gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych,

23. archiwizacja dokumentów ośrodka pomocy społecznej,

24. praca w przydzielonych rejonach działania,

25. udzielania   wsparcia,   pełnoletnim   wychowankom   opuszczającym   formy   pieczy   zastępczej, wynikającego z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,

2. Dział Świadczeń Rodzinnych, Wychowawczych i Alimentacyjnych:

1. realizacja zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych, 

2. realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,

3. realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci,

4. poradnictwo i udzielanie informacji klientom w zakresie dostępu do uprawnień i świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych,

5. planowanie, podział i realizacja środków finansowych, przeznaczonych na świadczenia rodzinne, wychowawcze oraz alimentacyjne oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

6. terminowe sporządzanie analiz i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw,

7. współpraca z działem Finansowo-Księgowym w zakresie rozliczeń miesięcznych i kwartalnych,

8. przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń rodzinnych, świadczeń wychowawczych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego,

1. prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawie uchylenia lub zmiany wybranych decyzji oraz w sprawie nienależnie pobranych świadczeń,

10. przygotowywanie zaświadczeń w sprawie realizowanych świadczeń, odpowiadanie na korespondencję w sprawie świadczeń z zachowaniem terminów do załatwienia sprawy;

11. przygotowywanie dokumentacji do wypłaty świadczeń,

12. współpraca z komornikami sądowymi ,biurami informacji gospodarczej oraz innymi instytucjami (prokuratura, urząd pracy, itp.) w zakresie ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,

13. przygotowywanie dokumentów do przekazania akt do składnicy akt,

3.  Samodzielne jednoosobowe stanowisko asystenta rodziny:

1. sporządzanie i realizacja planu pracy z rodziną we współpracy z członkami rodziny                       i przy wsparciu pracownika socjalnego oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy z rodziną,

2. opracowanie we współpracy z członkami rodziny i koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej planu pracy z rodziną skoordynowanego z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej,

3.  udzielanie pomocy rodzinom w poprawie ich sytuacji życiowej, zawodowej i społecznej, w tym w zdobywaniu umiejętności prawidłowego prowadzenia gospodarstwa domowego i w rozwiązywaniu problemów socjalnych,

4. monitorowanie funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną,

5. sporządzanie informacji o rodzinie na wniosek sądu i innych instytucji,

6. współpraca z Zespołem Interdyscyplinarnym, jednostkami administracji rządowej, organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami i osobami działającymi na rzecz dziecka i rodziny,

7. dbałość o zachowanie tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych,

8. sporządzanie sprawozdań,

4. Dział Finansowo-Administracyjny:

               W zakresie spraw finansowych:

1. opracowanie projektu planu  finansowego oraz jego realizacja,

2. prowadzenie rachunkowości budżetowej Ośrodka w zakresie powierzonych zadań własnych gminy oraz zleconych,

3. opracowywanie okresowych analiz, ocen i prognoz, sprawozdań,

4. realizacja świadczeń pieniężnych i przelewów  według zleceń poszczególnych działów,

5. prowadzenie kasy Ośrodka,

6.  gospodarowanie środkami trwałymi Ośrodka,

7. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia,

8. prowadzenie spraw z zakresu ustawy prawo zamówień publicznych,

9. windykacja należności w drodze postępowania egzekucyjnego w  administracji.

      W zakresie spraw kadrowo-płacowych :

1. prowadzenie spraw kadrowych osób zatrudnianych przez Ośrodek,

2. prowadzenie spraw płacowych,

3. prowadzenie spraw wynikających z prawa pracy, w tym w szczególności z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,

4. prowadzenie spraw socjalnych pracowników,

5. rozliczanie rachunków za świadczenie usług z tytułu umów zleceń i umów o dzieło,

6. przygotowywanie dokumentów do przekazania akt do składnicy akt,

Rozdział III- Organizacja działalności kontrolnej

§ 11

System kontroli w Ośrodku obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną.

§ 12

Kontrola zewnętrzna prowadzona jest przez służby do tego powołane na podstawie przepisów szczegółowych.

§ 13

Kontrolę wewnętrzną w Ośrodku sprawuje Kierownik Ośrodka.

ROZDZIAŁ IV - POSTANOWIENIA  KOŃCOWE

§ 14

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, a dotyczących funkcjonowania Ośrodka mają zastosowanie właściwe przepisy prawa, w tym ustawy, o których mowa w Statucie Ośrodka.

2. Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego wprowadzenia.

Informacje:

OPS Gierałtowice, ul. Powstańców Śląskich 1, 44-186 Gierałtowice

OPS Gierałtowice, ul. Powstańców Śląskich 1, 44-186 Gierałtowice